最近あらためて感じているのが、作業はまとめてやった方が圧倒的に効率がいいということです。
まとめて作業する意味とは
先日、4月のメルマガ作成を行っていました。私は毎月のメルマガ内容を考え、その内容を現場スタッフに共有して配信してもらうという流れで運用しています。ただ、この一連の作業がなかなか手間で、毎回それなりに時間がかかってしまうのが正直なところです。
最近は生成AIも活用しています。アイデア出しの部分や構成のたたき台としては非常に優秀で、作業の初速を上げるには欠かせない存在になっています。ただ、そのまま使うとどうしても“AIっぽさ”が残ってしまう。言葉の温度感やニュアンス、現場感のある表現というのは、やはり最後は人の手で整える必要があります。
そのため、私は「核となるアイデアはAI」「仕上げは自分」という形で役割を分けて運用しています。結果的に質は担保しつつ、作業スピードもある程度確保できています。
とはいえ、メルマガを1ヶ月分まとめて作るとなると、トータルで約3時間ほどはかかります。この3時間という時間をどう捉えるかが、今回のテーマです。
分けてやると時間が増える理由
これをもし、数日に分けて作業するとどうなるか。実際にやってみると分かるのですが、結果的にもっと時間がかかります。理由はシンプルで、「思考の再起動コスト」が発生するからです。
一度手を止めた作業に再度取り掛かる際には、「どこまでやったか」「どういう意図で作っていたか」を思い出す時間が必要になります。このロスが積み重なることで、結果的に非効率になってしまうのです。
逆に、同じ作業を一気にやり切ると、思考が連続した状態で進むため、判断も早くなり、クオリティも安定します。いわゆる“ゾーンに入る”状態に近い感覚です。
特にメルマガのように、キャンペーン情報や時期に応じた内容を含むコンテンツは、タイミングが非常に重要です。制作が遅れると、配信も遅れ、結果として売上に影響が出てしまいます。
効率化はお客様への価値にもつながる
さらに言えば、こうした遅れはお客様だけでなく、現場スタッフにも影響を与えます。情報共有が遅れれば、提案の質も下がりますし、動きにズレが生じてしまう。これは組織全体にとってもマイナスです。
だからこそ、「やると決めた作業は、まとめて終わらせる」という意識が重要になります。
逆算思考が効率を生む
もちろん、日々の業務の中でやりたいことはたくさんあります。すべてを完璧にこなすのは難しいですが、その中でも「売上に直結する施策」「タイミングが重要な仕事」は優先順位を上げ、時間を確保する必要があります。
そのためには、逆算してスケジュールを組むこと。そして、限られた時間の中で最大の成果を出すために、作業のやり方自体を見直すことが求められます。
忙しい毎日の中で、つい目の前の仕事に追われがちですが、こうした「働き方の設計」を見直すことが、結果的に大きな差を生むのではないかと感じています。
皆さんもお忙しい日々を過ごされていると思いますが、どうかお身体には気をつけて。そして、できるだけ効率よく、気持ちよく仕事ができる環境を整えていきましょう。
