最近、少し肩の力が抜けるような出来事がありました。
ずっと後回しにしてきた経理処理が、気がつけば山のように積みあがり、「いつかやらなきゃと」おもいつつまとめて入力。
売上の確認、項目の入力、領収書の整理。スタッフの勤怠確認と同じくらい、毎月必ずやらなければならないものなのに、どうにも手が回らない。
そんな中で、困りはてて何とかならないかとおもっていたのですが、思わぬところに助けがありました。
freeeとスプレッドシートの連携はすばらしい！
きっかけは、先日出退勤の入力をGoogle Spreadsheetからfreeeに自動転記するシステムを何とかChatGPTでつくったことでした。
「出退勤入力が送信できるなら、仕訳もそのままfreeeに入ってくれたらどれだけ助かるんだろう…」と考えたのです。
どちらもfreeeのサービスをつかっているので、APIが公開されています。ならばGASをつかって、何とかなるのではないか、、と1日取り組んでみました。
夢物語みたいなことが、ChatGPTの力を借りたことで、本当にできてしまいました。
freeeのAPIとスプレッドシートを連携して、
ボタンひとつで仕訳データがfreee側に取り込まれる。
しかもほとんどミスなく、整った形で入力されていく。
最初に動いたときは、正直鳥肌が立ちました。
これまで月10時間以上かかっていた作業が、嘘みたいに軽くなる。
「地味に革命だな…」と気づきました。
ノンプログラマでも仕組みを作れる時代
私はプログラマーではありません。
コードを何千行も書けるほどのスキルもありません。
でも、ChatGPTに相談してみると
「ここはこう書きますよ」「これはAPIの仕様です」と丁寧に導いてくれる。
GASはエラーを何百回も返してきますし、プロンプトがしっかりかけていないと全く求める回答にたどり着かないのですが、すこしずつコツがつかめてきて解決しました。
1.まずは本当にやりたいことをシンプルにして依頼する・・・今回はGoogle spreadsheetからfreeeへの連携がしたいので、まずはそのデータが飛ぶかどうかの確認。
2.データが連携できたら、簡単なデータを作成して飛ぶかどうかの確認
3.さらに項目を増やして確認、様々な項目を入力して飛ぶかどうかの確認
4.見た目の確認、エラー処理など
この手順で行くとうまくいくなと気が付きました。
それにしてもです。
文章を書くだけの存在ではなく、
仕組みを作るところまで伴走してくれる存在なんだと改めて感じました。
こうして省力化できると、私がやるべきは「実務」ではなく、
スタッフとのコミュニケーションや制度づくりに時間を使うことだと気づきました。
働いてくれている人たちの声を聞き、整えるべき環境に向き合う時間がようやく戻ってきます。
経理が自動化されるありがたさ
仕訳の入力は、やってみるとわかるのですが、本当に神経を使います。まとめてやると頭がぼーっとしてきます。
項目の整合性を確認して、売上の計上を間違えないようにして。
そして一度間違えると、後からの修正にまた時間を取られる。
それが自動化されることで、
「これでいいのかな？」と不安になる時間がほとんどなくなります。
経営は精度が命ですから、この変化は大きいと感じています。
人に向き合う時間が大切
経理を大分自動化したことで、また一つ「オーナーが実務から離れる仕組み」が進みました。私がやらなくてもお店が回る状態に近づいていると気づきました。
スタッフと向き合う時間、サロン全体を整える時間、新しい挑戦を考える時間。
そのためにこそ、こういう省力化があるんだと思っています。
ChatGPTのおかげで、また一歩前に進めました。
本当にありがたい時代だなと感じています。
