シリーズものになっていますが、また外注の話について書きます。
外注をお願いすると、自分のなかで感覚的に処理していた仕事をすべて文章としてルール化する必要があります。
他人にわかりやすく説明するのは大変だ
なんとなく今までの自分の仕事を他人にお願いすればいいと考えていましたが、実はそう単純なことではありません。仕事をしていただくこと自体は、簡単です。事務仕事が得意な方はたくさんいらっしゃるので、そのひとに任せたほうが安心です。
ただ、他人は自分ではないのでわかりやすく伝える必要があります。自分がやってきたことをすべてルール化して、矛盾がないように、公平に設計することもセットで取り組む必要があることにこれまでの気が付いてませんでした。
これが結構きつい作業です。仕事の手順をルール化するのは結構頭も時間も使うんです。思った以上に丁寧に、わかりやすい表現で作成します。スタッフのため、外注の方向けの手順書ですから、自分だけがわかっても全く意味がないからです。
休憩時間ルールの明確化
例えば休憩時間一つとっても、お店ごとにルールは違うと思いますが当店のルールというのがあります。
これまでやってきたルールは私が多少調整しながらその日の繁忙状況を見ながら調整したりしていたのですが、外部の方に作業をしていただくということになるとすべてわかりやすく、明確なルールで休憩時間を設定する必要があります。
例外を作るのであれば、その例外もルール化しておいて、なるべくオーナーの判断で処理する部分を減らしていく必要があります。
セラピストとしてはいままではオーナーがやっていたから、ということでなんとなくすんでいたものも、私がバックオフイスの実務に入らなくてもすべて回るようにするためには明確かつ公平なルールを考えなければなりません。
不完全な部分を補ってもらっています
外注の方から「ルールがわからないのですが、細かい部分でどのようなルールで計算しているのですか？」という問い合わせがありますし、セラピストからもルールが変わったことについての質問が来ます。
制度を作っているときはこれで問題ないとおもっているのですが、細かいところの視点が欠けていて、そのたびに少しずつ修正しています。走りながらやっているところが多いのでセラピストの方には迷惑をかけてゴタゴタしておりますが、なんとか形にしています。
また、そもそも外注をするとなるとどの範囲を外注するのか、どのように外注するのかということについて自分で整理することも必要です。
意外に外注化・仕組み化できる範囲は広い
コアとなる経営戦略の部分、セラピストと接することや、採用についてはオーナーの仕事と考えていますが、それ以外の部分はほとんど外注と生成AIで省力化できることがわかりました。
セラピストに担当してもらうところは担当して、生成AIと外注をうまく組み合わせながら私が実務にできるだけ入りこまないようにするのが今年あと2ヶ月の目標です。みんなにできる事務は負担してもらって私はどっぷりと求人に力を注ぎたいと思います。
また、それぞれのセラピストが施術で毎日頑張っているところも見ていきたいです。それには私が実務から離れる必要があるのです。
オーナーとして将来のために時間をつかって、お店のさらなる発展に努めていきたいです。オーナーが実務で忙しいと、将来のための仕事がすすみません。すると先の手が打てなくなって結果お店が発展しないのでみんなに迷惑がかかります。それは絶対に避けたいです。
毎晩うんうん考えて、仕組み化、ルール化するためにワードやエクセルとにらめっこしています。開業した時は現場にどっぷりの日々で、こんな仕事の進め方をする日が来るなんて想像もしていませんでした。正直大変ですけど、汗のかきどころです。
