今日は一日、細かい業務改善と仕組みづくりの連続でした。
こうして書き出してみると、地味な仕事ばかりですが、どれもサロンを安定して運営していくために欠かせないものです。
当日キャンセル対応のマニュアル化
最近、当日キャンセルのお客様が多発しています。
そのたびにセラピストから私への報告・判断が必要になり、現場の手が止まってしまう。
これを改善するために、当日キャンセル対応のマニュアル手順書を作成しました。
「誰が」「どのタイミングで」「どのように対応するか」を明確にし、スタッフが自分で完結できるようにするのが目的です。
出入り禁止顧客対応のマニュアル化
また、セクハラをする顧客の出入り禁止マニュアルも作成しました。
いろいろサロンワークを経験してきましたので、これからはできるだけ細かく丁寧にマニュアルを作成して、ほとんどのことはスタッフが自分で完結できるようにするのが目的です。
平和島店のパソコン入れ替え
平和島店のパソコンを新しく入れ替えました。
処理速度が上がって快適になったのはいいのですが、WordやExcelが入っていないため、これまで使っていた印刷物が出せないという問題が発生。
そのため、GoogleにアップロードしてPDF化して印刷する方法を全スタッフに指示しました。機器を入れ替えると、大体なにか不具合が発生しますので、その対応は必須です。
ホットペッパービューティー関連の修正
ホットペッパービューティーの予約の中で、クーポン以外での予約に割引が反映されていなかったため、手動で割引対応の追加登録修正を行いました。
細かい確認作業ですが、こうした部分の精度を保つのが大切です。ホットペッパービューティは正直インターフェースが古臭いですし、操作が直感的ではないのですがそれに文句を言っても仕方がないのでコツコツ登録します。更新する箇所を一度押しても更新されず、もう一回更新ボタンを押さないと反映されないという仕様は何とかしてほしいものです(笑)
11月キャンペーンとブログ準備
11月のキャンペーンを考えて、POSに入力しています。
併せて、ブログ記事の準備も進めました。
季節の変わり目で身体が冷えやすくなる時期なので、温活系メニューを中心に打ち出す予定です。サロン全体の雰囲気も秋冬仕様にしていきたいところです。
大阪スタッフの研修スケジュール
新しく大阪に入ったスタッフの研修スケジュールについて検討しました。
無事に広島研修を終えてきてくれたので、これからデビューができれば予約が取りやすくなると思います。そのためにはもう少し研修が必要です。どの順番で研修を進めるか、誰がトレーナーを担当するかを整理。
教育フェーズに入るとどうしても売上は一時的に下がりますが、長期的に見ればここが一番大切な投資です。
紙のデータのスキャン取組み
これまで紙で保存していた資料を最近はスキャン化をすすめています。なるべく紙の書類をなくすことで、データを見えるようにして効率的に管理業務を行っていきます。外部の方に手伝ってもらうようにするのはとにかくデータの整理整頓と、明確な指示。これができていれば大体の業務はアウトソーシングできます。
経理体制の仕組みづくり
経理の入力作業について、新しいサポート担当の方に依頼することになりました。
これまで私がすべて行っていた売上処理や経理処理を、徐々にチームで分担できるように体制を整えていきます。
といっても当面は私が入らないと回らないのですが、自分一人だとどうしてもぎりぎりになります。これからは月初に担当の方とスケジュールの確認をして、スケジュール通りに事務処理をこなしていくことにします。
自分一人でやらないことでスケジュール感も確認できますし、処理速度が全般的に早くなりそうです。事務処理を正確に行うことで、スタッフが安心できる環境が整うのでとにかくここを整理しています。
「現場だけではなくで、裏方についてもオーナーがいなくても回る仕組み」を目指して、仕組み化を進めます。
洗濯物の対応
最後に、溜まっていた洗濯物の処理について指示。平和島店でリンパマッサージのメニューがたくさんでたことで、洗濯物がたまりにたまってしまいました(笑)
三連休になるとお客様も増えて、洗濯のことも頭に入れてセラピストのスケジュールをくまないといけません。そろそろタオルも外注化を考える時が来たのでしょうか。でもそこまで忙しいのは3連休の時だけだからなあと、悩みます。
今日は一日中、あれもこれもと対応が続きましたが、
一つひとつ整理していくことで、さらにオーナーが実務をしないサロンに近づいています。将来のことにじっくりと時間を使ってより良いサロンにするためには、オーナーがなるべく手離れして、オーナーの忙しさに関係なく業務が回るサロンにしなければなりません。
焦らず、着実に。
今日もまた一歩、前進です。
