ここまで何回か、データやシステムについて書いてきました。
AIを使えば、自分で必要なシステムを作れる。
データを蓄積すれば、スタッフの過去の頑張りを「点」ではなく「線」で見せることができる。
さらに、そのデータを使えば、今月どのくらいの売上になりそうなのかという未来の予測もできる。
ここまで、かなりいろいろなことができるようになってきました。
ただ、もう一つやらなければいけないことがあります。
それが、
「システムの標準化」
です。
マニュアル化と言ってもいいかもしれません。
自分で使うだけなら、実は簡単
自分で作ったシステムを自分で使うだけなら、実はそれほど難しくありません。
なぜなら、作った本人だからです。
「ここにはこのデータを入れる」
「このボタンを押したらこうなる」
「このファイルは絶対に消してはいけない」
「このファイルの名前はこうする」
「エラーが出たらこのように処理する」
全部、自分の頭の中に入っています。
多少使いにくいところがあっても、
「ああ、ここはこうすればいいんだった」
と自分で対応できます。
極端な話、自分しか使わないのであれば、細かな説明書だって必要ありません。
でも、それでは本当の意味でのシステム化ではないと思っています。
人に任せられるところまでやって、初めてシステム化
私は店舗で施術をしていません。
施術そのものは、セラピストのみんなにお願いしています。
だったら、管理業務やマネジメント業務についても同じです。
自分で全部やるのではなく、一部を外部の方などにお願いできる状態にしていく。
人に任せられるところまで作って、初めてシステム化したと言える。
私はそう考えています。
そのためには、
「私なら使えるシステム」
ではダメなんです。
誰が使っても、同じように動くシステム
にしなければいけません。
ユーザーは、作った人が想定した通りには動かない
これが、やってみると本当に大変です（笑）。
自分で使うシステムなら、
「そんな操作するわけないでしょ」
という前提で作れます。
でも、人に使ってもらうとなると、そうはいきません。
作った側が想定していなかった操作は普通に起こります。
間違ったところにデータを入力する。
必要なデータを消してしまう。
ファイル名を変えてしまう。
保存場所を変えてしまう。
場合によっては、ファイルそのものを削除してしまう。
作った側からすると、
「そこ触る！？」
みたいなことも普通に起こるわけです（笑）。
でも、それを「使った人が悪い」で終わらせてはいけない。
人に任せるのであれば、間違った操作をしても簡単には壊れないところまで考えるのが、作る側の仕事なんだと思います。
特に怖いのが「過去のデータ」
今回作っている仕組みでは、ここがものすごく重要です。
売上や指名数などを毎月蓄積して、その人が入社してからどのように成長してきたのかを見る。
つまり、データが積み重なっていくこと自体に価値があります。
だから、過去のデータが消えてしまったら本当に大変です。
1か月分のデータなら、まだ復元できるかもしれません。
でも、半年、1年、2年と積み重ねてきたデータが、操作ミス一つで消えてしまったら困ります。
だから、
バックアップをどうするのか。
どこまで編集できるようにするのか。
間違って削除できないようにできないか。
エラーが起きたとき、どう復旧するのか。
誰が作業しても迷わないように、どこまで説明を書くのか。
そこまで考えなければいけません。
これが、めちゃくちゃ大変です。
「自分でできる」は気持ちいい
自分で作ったシステムが思った通りに動くと、結構気持ちいいんですよね。
「あ、動いた！」
となります。
でも最近、それって施術と同じなんじゃないかなと思うようになりました。
自分で施術をして、お客様に喜んでもらう。
それはもちろん素晴らしいことです。
でも、人に施術をしてもらうビジネスを作るのであれば、それだけではいけない。
自分が上手にできることと、他の人が同じようにできる仕組みを作ることは、まったく別の能力だからです。
システムも同じです。
自分がすごく便利に使えるものを作った。
それだけで満足してしまったら、結局その仕事はずっと自分がやらなければいけません。
「私がやらなくても回る」まで持っていく
だから、次にやることは明確です。
今作っている仕組みを、
「私が使えるシステム」から「私がいなくても使えるシステム」へ変えること。
操作方法を標準化する。
マニュアルを作る。
間違った操作をしても壊れにくくする。
データを守る。
トラブルが起きても復旧できるようにする。
そして、実際の作業を人に任せてみる。
そこまでやりきる。
正直、システムそのものを作るより、こっちの方が大変です。作る喜びはありません。地味な仕事の連続です。
なぜそのような作業をするのかの説明もめちゃくちゃ書かないといけません（笑）。
でも、そこまでできれば、私自身も経営者としてもう一段階レベルアップできるんじゃないかなと思っています。
自分ができる仕事を増やすのではなく、自分がやらなくてもできる仕事を増やしていく。
これが、これから取り組まなければいけないことです。そして自分が自由に使える時間を増やしていくことが店舗のため、セラピストのためです。
そして、それができて初めて、
「システム化できました」
と言えるんじゃないかなと思っています。
道のりはめちゃくちゃ長いですが、コツコツ続けていきたいです。
